Alinear tu comunicación interna y externa significa adoptar el hábito de garantizar que la historia que cuentas dentro de tu empresa coincida con la que compartes con el mundo. Tu página web, tus catálogos, las presentaciones de ventas y otros materiales de marketing representan a tu marca de manera más bien general. El resto lo transmite tu equipo.

¿Cómo? Por la forma en que hablan de tu empresa. Por la forma en que describen vuestros valores. Por la forma en que responden a las preguntas cotidianas.

Pero cuando los mensajes internos y externos no están alineados, los clientes se confunden. En un momento leen una cosa y, al siguiente, escuchan otra distinta. Y ahí surge el problema: la confusión es el enemigo de la confianza.

Y cuando no hay confianza… bueno, ¿quién quiere comprar o colaborar con alguien en quien no confía? Nadie. Por eso es tan importante mantener una comunicación interna y externa coherente.

Entonces, ¿cómo saber si existe una desconexión entre ambas? No busques más: hemos preparado una autoevaluación rápida que puedes realizar aquí mismo 👇

1. Elige entre tres y cinco compañeros del departamento de ventas o de atención al cliente.
2. Pregúntales:
   • «¿Qué preguntan ahora los clientes que no preguntaban hace seis meses?».
   • «¿Qué beneficios o características hacen que los clientes reaccionen de forma positiva?».
   • «¿Qué objeciones aparecen con más frecuencia y cómo respondes a ellas?»
3. Anota sus respuestas.

ALINEACIÓN CONTINUA

Ejercicio 4: Crea una hoja común de referencia con mensajes

Para asegurarte de que todo el mundo está en sintonía a nivel interno, lo mejor es crear una hoja común de referencia con mensajes. Pero no salgas corriendo; no te pienses que se trata de documentos de marca largos y aburridos. ¡Nada más lejos!

Una hoja de referencia con mensajes es una herramienta sencilla que tu equipo puede utilizar a diario para mantener la coherencia. Es breve y concisa, lo que garantiza que resulte realmente útil para tu equipo.

Aquí tienes algunas ideas sobre qué incluir en ella:

• Un mensaje central de una sola frase
• Un «elevator pitch» (presentación breve de venta)
• Las 3-5 ventajas que más interesan a los clientes
• Una lista sencilla de terminología
• Frases actualizadas para productos, servicios o soluciones

Compártela con todo el equipo y dedica cinco minutos a revisarla en una reunión. Esta hoja de referencia ayuda a que todos describan tu organización de forma coherente, sin imponer guiones ni limitar su forma de expresarse.

Consejos para mantenerla en uso:

• Limítate a una página.
• Colócala en un lugar donde todos puedan encontrarla (no la escondas en carpetas).
• Ponla al día cada vez que actualices tus materiales o prioridades.
• Úsala en el proceso de incorporación de nuevos compañeros.

Ejercicio 5: Haz que la alineación forme parte de tu flujo de trabajo mensual

Este paso puede marcar una gran diferencia (así que no lo omitas). Aquí es donde un proyecto puntual se convierte en un hábito continuo de alineación. Y donde mantener todo coordinado se vuelve muchísimo más fácil.

Establece estas sencillas rutinas mensuales:

• Añade una «sincronización de mensajes» de cinco minutos a las reuniones de equipo.
• Anima a los equipos a señalar las discrepancias cuando las detecten.
• Una vez al mes, pregunta a los comerciales: «¿Qué están diciendo los clientes últimamente?».
• Informa a tus compañeros cuando cambien los materiales de marketing.
• Revisa un material al mes en lugar de esperar un año..

Estas microrrutinas evitan que pequeñas desviaciones se conviertan en grandes incoherencias y te ahorran mucho trabajo a largo plazo.

Empieza a fortalecer tu marca desde dentro

Listo. Consejos prácticos para poner en orden —y en la misma dirección— toda tu comunicación interna y externa.

Cuando integres estas prácticas en tu rutina, verás lo sencillo que es mantener la alineación. Solo tienes que asegurarte de que la historia que cuentas internamente coincida con la que cuentas externamente. Cuando tu equipo y tus materiales refuerzan el mismo mensaje, los clientes lo notan.

Y sí, es entonces cuando la confianza crece más rápido.